さまざまな理由によるオフィス移転を成功させるには

2019年2月12日

作業する環境は仕事の結果に大きな影響を与える

オフィスは、業務に必要なものを揃え、働ける環境を整えるだけでは不十分です。毎日スタッフが気分よく通えて、効率良く仕事ができる環境を用意しなくてはなりません。そうしないと、予定通り業務をこなすことが難しくなりますし、スタッフの定着率も悪くなってしまいます。作業できる場所さえ用意すれば十分だろうと考える人もいますが、スタッフが働きやすい環境を整備しないと、業績を向上させることはできません。思うように業績が伸びない時は、現在のオフィス環境を調べてみることが大切です。今まで結果が出せなかったスタッフが、働きやすい環境が整うと有能なスタッフに変わるケースも少なくありません。なぜ結果が出ないのか理由を考えて、環境を改善するべきと判断できたら、すぐに作業環境を変えることが重要です。
このようにオフィスは、単に仕事をする場所というだけではなく、会社の業績に大きく影響を与える要素となります。新しく事業を開始した段階などでは、忙しさもあって安易に場所を決めてしまうことも多いですが、ある程度事業運営が軌道に乗った時点で、現在の状況で本当に良いのかを検討しましょう。よく考えずに決めてしまった場合は、さまざまな問題があるのに、スタッフが我慢して業務をこなしていることもあります。そのような時は作業環境の改善をして、オフィス移転することを真剣に考えます。
そして、スタートアップの段階の会社だけではなく、長年事業を行っている企業でも、現在何か問題を抱えているのであれば、オフィス移転を行うことが必要となってきます。

現在のオフィスが手狭になった場合

オフィス移転する理由はいくつもありますが、最も考えられるものが会社の規模が大きくなったためです。
スタッフ、備品、設備などが増えると、現在の場所では手狭になってしまい、円滑に仕事を進めることが難しくなってしまいます。そのような場合に、近くにもう一つ貸事務所や倉庫などを借りたりすることもありますが、社内の連携がうまくいかなくなるなどの可能性があるため、全ての機能を集められる広さの場所を選ぶのが一般的です。新しい場所に選ぶ際は、現在の業務に対して十分なスペースを確保できるだけではなく、今後事業が拡大した時も対応できる広さであることを確認する必要があります。現状に合わせた広さでは、スタッフなどが増えてしまうと、またオフィス移転を検討しなくてはなりません。
そのため、会社や事業の規模に合わなくなって、新しい物件を探す時は最低でも数年先のことまで考えておくことが重要となります。現在の場所が手狭になったから、新しい場所に移転しようと安易に考えずに、これまでの業績や今後の見通しなどもよく検討して、適切な広さの物件を探します。思い付きでオフィス移転していたのでは、移転作業で業務が中断することも多くなりますし、スタッフの負担も増えてしまいます。場当たり的に物件を選んでいたのでは、スタッフの会社に対する信頼感などが揺らぐ原因となってしまいます。物件選びに関しても、中長期的な経営計画と連携して、十分な準備をしてから行うべきです。

オフィス移転を成功させるには

現在の作業している場所が手狭になった場合以外にも、移転する理由として、会社の認知度を上げる、交通アクセス向上、新しい人材の獲得、取引先への対応強化などがあります。いずれの理由でも、今後の業績向上が見込めます。オフィス移転をしても、すぐには売り上げの上昇などの効果が感じられないことも多いですが、綿密に検討して計画的に行動すれば、会社の業績アップが期待できる行為です。資金繰りが苦しく、現在の業務が手一杯の場合などは、オフィス移転を提案することさえも躊躇ってしまうこともあるでしょう。そんな時でも中長期的な成長をするためには必要なことなので、スタッフに納得してもらえるように相談しなくてはなりません。会社を成長させるには、スタッフが納得した上での協力が不可欠となります。
ただし、すぐに移転する必要がある時ならば、スタッフも真剣に考えてくれますが、数年先のこととなると現在の業務を優先して、オフィス移転について考えてくれないこともあるので注意が必要です。内容の薄い話し合いをしていると時間を無駄にしてしまいますし、新しい場所に移ること自体うやむやになってしまいます。
そのため、オフィス移転については、きちんと予定の期日などを決めて具体的なスケジュールに従い行動します。具体的な期日を決めておけば、数年先のオフィス移転についても、少しずつ話し合う雰囲気となりますので、いつまでたっても何も決まらないといった状況に陥るのを防ぐのに役立ちます。最初は経営に携わるスタッフだけで、オフィスに関する基本方針を検討するものの、最終的にはスタッフ全員に周知して納得してもらうようにしないと、移転計画を成功させることはできません。

《良いオフィスを選ぶコツについて》はこちらからご覧ください。