物件探し いつどの時期から探し始めたら良い？

貸事務所を探し始めるタイミングについて。

オフィス移転は、どのようなタイミングで進めればスムーズにいくのでしょうか。できることなら会社の繁忙期や決算前を除き、他の企業の引っ越しとも重ならないようにするのがベターでしょう。

貸事務所の場合は、住宅ほど繁忙期・閑散期が明確ではありません。そのため、何月に移転をしようと決めるより、ＧＷ・お盆・年末年始などの大型連休前に済ませようとしたり、年度末までに完了させようとするニーズが比較的高い傾向にあります。

ただし、既に事務所に入居していて新しいオフィスに移る場合には、連休や繁忙期など以上に入居中の事務所の契約満了や解約予告の時期が移転のタイミングのポイントとなります。解約予告時期までに書面でオーナーに解約の意思表示をしなければならないほか、契約期間の満了までに移転も済ませる必要があります。

一般的に貸事務所の場合、解約予告は解約希望日の3か月前か6か月前と規定されているケースがほとんどです。住居に比べて、解約予告期間が長いため注意が必要です。具体的には30坪以下くらいの事務所で3か月前予告、それより規模の大きい事務所だと6か月前予告となるケースが多くなっています。ただし、例外もあるため、移転を検討している場合には、必ず入居中のオフィスの賃貸借契約書を確認するようにしましょう。解約予告期間中に解約を申し出た場合には、原則として解約日までの賃料が発生するため注意が必要です。

さらに、オフィスの移転では原状回復工事をしなければならないことも頭に入れておきましょう。原状回復とは、既存のオフィスの内装や設備を入居時の状態に戻すことです。例えば床がタイルカーペット、壁がクロスの場合は、それぞれ新品に貼替、天井は塗装というケースが多いです。入居時にお客様が造作したパーテーションがある場合には撤去が必要です。原状回復を免除されるケースが見受けられる設備もあります。例えばＯＡフロアやウォシュレットなどです。これらも元の仕様に戻すのが基本原則ですが、ビルにとって有効な設備ですので回復義務を免除されることもあります。貸主様とその都度ご相談です。原状回復の工事期間は、事務所の規模や内装の増設の度合いによって異なります。一般的に1週間から1か月程を要することが多いようです。原状回復工事は契約期間内に済ませることが原則となっています。この期間を念頭に置いて日程を組んでおかないと、のちのち移転スケジュールに混乱をきたす恐れがあります。原状回復費用や工事を依頼する業者（賃貸借契約書に貸主の指定業者にて実施と記載されていることが多いです）については、オーナーとよく相談しましょう。 また、当然のことながら新しいオフィスが決まらない限り移転をすることはできません。賃料を二重払いしないためにも、新しい物件は入居中の事務所の契約満了や解約予告の時期、さらには原状回復期間を考慮しながら適切なタイミングで探していくようにしましょう。

また、移転後すぐに業務をスタートできるよう、新しい事務所にも工事が必要です。原状回復工事と共に新しい事務所の工事も考慮したスケジューリングをしていくことが大切です。 オフィスの移転は、一般的な住居の引っ越しとは異なる点が色々あります。事務所ならではのポイントに注意しながら、最適な移転のタイミングを見極め、スムーズに手続きを進めていきましょう。